ながながとした”説明”は必要ないんです。
おそらく規制人も読まないでしょうし、、

書式どうりに報告し、その報告を積み重ねていけば
必要な事はたいがい伝わるように出来てますよ
逆にそれじゃ伝えられないような事は、必要の無い事がほとんどだったり。

あと、関連性のある報告は”>○の続き”見たいな感じで関連性が分かるようにしてください。
規模や継続性を表し、報告を積み重ねる上ではとても重要ですよ。