２ちゃんねるは会社でも法人でもないけれど
そういった組織が外部に出す文書には
何かしらのナンバリングがしてあって
後々追跡できるようにしてある。
それを参考にしたらいいんじゃないだろうか。

（１）新規の規制が発生するごとに番号を付ける。
　ex：単純な通し番号or年月日も含めた番号(20040509-001など)
（２）通報は１メール１件とする。複数件は別メールにする。
（３）通報メールの題名に（１）の規制番号を付ける

相手方の責を問うのも大事だけど、
リスクを最小限に抑える努力もしないと。