2ちゃんねるは会社でも法人でもないけれど
そういった組織が外部に出す文書には
何かしらのナンバリングがしてあって
後々追跡できるようにしてある。
それを参考にしたらいいんじゃないだろうか。

(1)新規の規制が発生するごとに番号を付ける。
 ex:単純な通し番号or年月日も含めた番号(20040509-001など)
(2)通報は1メール1件とする。複数件は別メールにする。
(3)通報メールの題名に(1)の規制番号を付ける

相手方の責を問うのも大事だけど、
リスクを最小限に抑える努力もしないと。