とりあえず、決める事をまとめましょうかねぇ

1)申請の場所と方法
2)あちこちにあると思われる未処理残件の扱い
3)判断方法と実際の変更作業のやり方

他にあるようでしたら出してください
問題ないようならば1)から順番に粛々と決めていきましょう